김천시(시장 박보생)는 이달부터 각종 회의 운영방법을 개선해 업무의 생산성을 제고할 계획이다.

시는 그동안 매주 월요일 확대간부회의(과장급 이상), 매주 화요일 국장급 이상 간부회의, 매일 국․직속기관 단위 간부회의 등 각종 회의를 운영해 왔다.

하지만 회의가 지나치게 많고 특히 확대간부회의의 경우 2단계 전달회의를 함으로써 상당한 업무시간 손실이 발생하고 있으며, 매일 오전 과 단위 전달회의가 끝날 때까지는 직원들이 업무에 집중하지 못하는 경향이 있다는 판단에 따라 이번에 개선책을 마련했다.

개선내용은 먼저, 국․직속기관 단위 간부회의를 매주 5회에서 3회(월, 수, 금요일)로 축소하기로 하고 회의운영은 회의시작 및 종료시간을 정해두고 정확히 준수함으로써 시간 낭비를 줄이고 회의 집중도를 향상시키기로 했다.

또한 회의시 단순한 보고성 내용은 제외하고 핵심만 짚어 가는 방식으로 진행하되 토론 중심의 회의문화를 정착시킴으로써 회의의 생산성을 제고키로 했다.

확대간부회의는 청내 통신망(LAN망)을 이용해 전 직원에게 실시간 인터넷 생중계하는 방안을 검토키로 했는데, 이렇게 될 경우 2단계 전달회의를 없애 업무시간 손실을 방지하고, 회의내용 생중계에 따라 전 직원이 시정현안에 대해 정확히 인식하게 되므로 업무효율이 높아질 것으로 기대하고 있다.

한편 본청에서 수시로 읍․면․동 직원들을 소집함에 따라 읍․면․동 직원들의 본청 출장이 잦고, 원거리 면의 경우 근무지 복귀에도 많은 시간이 소요돼 면 업무추진에 지장을 초래하고 있다는 판단에 따라 읍․면․동 직원 소집회의(교육)는 꼭 필요한 경우에 한해서만 실시하고 관련 부서가 공동으로 개최하도록 회의 조정․통제기능을 강화할 계획이다.

일반적으로 회의는 조직을 움직이는 힘으로, 좋은 회의는 조직을 살리고 나쁜 회의는 조직을 망칠 수 있다고 한다.

김천시는 이번 회의 개선방안을 반드시 정착시켜 각종 회의 개최에 따른 시간과 비용을 줄이고 아이디어를 끌어내는 생산적인 회의로 전환함으로써 시 행정의 변화와 혁신을 선도하고 경쟁력을 높여나갈 계획이라고 밝혔다.